Come si cerca e si sceglie una persona da assumere

Nelle imprese piccole si cerca una persona quando il carico è già insostenibile. La ricerca parte di corsa, l'annuncio viene copiato da uno simile, i colloqui li fa chi ha un'ora libera, e la scelta finale la decide l'impressione.

Il costo di un errore in questa materia non è lo stipendio di qualche mese. È il tempo di chi ha formato la persona, il lavoro rimasto indietro, e la stanchezza di chi ha coperto il buco due volte.

La domanda che viene prima

Prima di scrivere l'annuncio va risposto per iscritto a una domanda sola: quali attività passeranno a questa persona nei primi sei mesi, e chi le fa oggi. Se la risposta è vaga, la posizione non è ancora definita.

È anche il modo per verificare se serve un'assunzione o serve un'altra cosa, perché molte volte il problema è organizzativo e una persona in più non lo risolve, e a volte lo sposta soltanto più avanti.

L'annuncio che seleziona

Un annuncio utile dice tre cose che quasi nessuno scrive: che cosa farà la persona in una giornata tipo, con chi lavorerà, e la fascia di retribuzione. Aggiungerle riduce il numero di candidature e alza la qualità, che è esattamente lo scopo.

Le formule generiche attirano chi manda il curriculum a tutti. La descrizione precisa di un lavoro attira chi quel lavoro lo vuole fare, e nelle imprese piccole è l'unico vantaggio disponibile contro le realtà più grandi.

Dove si cerca

Nelle imprese sotto le cinquanta persone il canale che rende di più resta la segnalazione, seguita dalle scuole tecniche del territorio e dai portali. Il fatto che sia il più efficace non toglie che vada organizzato invece che sperato.

Organizzarlo significa dire alle persone che lavorano in azienda che si sta cercando, spiegare che profilo, e riconoscere qualcosa a chi porta un nome che poi resta. È lo stesso principio con cui si organizza il passaparola commerciale, con un elenco e una richiesta circoscritta.

Il colloquio, fatto in modo che dica qualcosa

Le domande sui pregi e sui difetti producono risposte preparate. Quello che dice qualcosa è chiedere di raccontare un lavoro fatto: che cosa è successo, quali scelte, che cosa è andato storto, come si è chiuso.

Chi ha fatto le cose entra nei dettagli senza sforzo. Chi le ha viste fare resta sulle generali, e la differenza si sente entro cinque minuti senza bisogno di tecniche particolari.

La prova pratica

Mezza giornata in azienda, su un lavoro vero e retribuita. Vale più di tre colloqui perché mostra come la persona chiede aiuto, come reagisce a un'informazione mancante e come sta con gli altri.

Retribuirla non è un dettaglio formale: cambia il modo in cui l'azienda viene percepita da chi ha altre possibilità, e chi ha altre possibilità è esattamente la persona che si sta cercando.

Chi decide

Due persone, non una e non cinque. Chi guiderà la persona e un secondo che porta uno sguardo diverso. La decisione va presa entro due giorni dall'ultimo incontro, perché i candidati buoni si perdono nell'attesa.

Le scelte a maggioranza allargata in questa materia producono compromessi al ribasso, per la stessa ragione per cui non funzionano le decisioni difficili prese in troppi, dove nessuno alla fine se le prende.

I primi trenta giorni

Vanno preparati prima della firma: chi affianca, che cosa si impara nella prima settimana, quali strumenti sono pronti il primo giorno. Un ingresso improvvisato spreca metà del vantaggio di aver scelto bene.

È il momento in cui si decide se la persona resterà, molto più di quanto si decida al secondo anno, e il motivo per cui conviene aver pronto un modo interno di far imparare le cose, che non dipenda da corsi esterni.

La scrematura dei curriculum

Trenta secondi a documento, con tre domande: ha fatto cose simili, è raggiungibile da dove abita, ci sono buchi lunghi non spiegati. Il resto si guarda al colloquio, e la grafica del documento non dice niente.

Le lettere di presentazione scritte bene contano meno di quanto sembri, perché oggi si producono in due minuti. Contano invece le tracce concrete: un portfolio, un lavoro citato, il nome di un'azienda in cui si è imparato qualcosa.

La telefonata di dieci minuti

Prima di fissare un incontro conviene una chiamata breve con quattro domande: che cosa fa oggi, perché cerca, quale retribuzione ha in mente, entro quando sarebbe disponibile. Toglie metà degli incontri inutili.

È anche la prima verifica su come quella persona comunica, che in molti ruoli conta quanto la competenza tecnica. Chi risponde in modo confuso a domande semplici risponderà allo stesso modo ai vostri clienti.

Che cosa si racconta di sé

Il colloquio è a doppio senso e le persone brave stanno valutando voi. Vanno dette con onestà le cose difficili: i periodi di picco, i vincoli, che cosa non offrite. Le sorprese al terzo mese producono uscite al sesto.

Nelle imprese piccole c'è molto da raccontare che le grandi non hanno: la vicinanza a chi decide, la varietà del lavoro, la possibilità di vedere il risultato di quello che si fa. Sono argomenti veri e vanno usati.

Le referenze

Una telefonata a un datore precedente vale più di qualsiasi documento, e si fa con il permesso del candidato. La domanda utile è una sola: lo riprenderebbe, e per fare che cosa.

Le esitazioni in quella risposta dicono più delle parole. È anche il momento per chiedere che cosa serviva a quella persona per rendere meglio, che è un'informazione che nessun colloquio produce.

La proposta e il momento in cui si fa

Va fatta a voce, subito, e confermata per iscritto lo stesso giorno. Le persone brave hanno altre conversazioni aperte, e ogni giorno di attesa è un giorno in cui qualcun altro può muoversi con più decisione.

Nella lettera vanno scritte anche le cose che si sono dette a voce: il ruolo, chi sarà il riferimento, come funziona il primo periodo. È il primo documento aziendale che quella persona legge, e dice molto su come si lavora dentro.

Quando nessuno dei candidati convince

Non si assume. È la decisione più difficile perché il carico resta e la ricerca ricomincia, e è quasi sempre quella giusta. Un inserimento sbagliato costa più di tre mesi di attesa.

Nel frattempo conviene riguardare la posizione: forse va divisa in due, forse va cercata una persona meno esperta da formare, forse una parte del lavoro va data fuori. La ricerca che non produce candidati è anche un'informazione sul mercato.

Il secondo candidato

Quando la scelta è fra due persone valide, quella che non viene presa va trattata bene: una telefonata, non una mail, con una ragione vera e la disponibilità a risentirsi.

In più di un caso che ho seguito, il secondo candidato è stato assunto sei mesi dopo su un'altra posizione. È anche il modo in cui un'impresa si costruisce una reputazione fra chi cerca lavoro.

I tempi della ricerca

Dalla decisione all'ingresso passano in media tre o quattro mesi, contando preavvisi e periodo di inserimento. Chi comincia a cercare quando il carico è già insostenibile arriva sempre tardi.

È il motivo per cui conviene avere sempre una idea di chi si prenderebbe se si liberasse una posizione, e tenere aperto qualche contatto anche quando non si cerca.

Il periodo di prova

Esiste e quasi nessuno lo usa. Non è una formalità: è il momento in cui entrambe le parti possono fermarsi senza danno, e va accompagnato da un incontro a metà e uno alla fine.

Quei due incontri vanno messi in calendario alla firma. Senza, il periodo passa e la valutazione si fa dopo, quando fermarsi costa molto di più a tutti.

Il conto completo

Prima di firmare va fatto il conto pieno: retribuzione, contributi, mensilità aggiuntive, ferie, postazione, strumenti, e le ore di chi formerà la persona. La somma sorprende quasi sempre chi non l'ha mai messa in fila.

Averla scritta serve a due cose: capire se l'impresa regge quel costo con i volumi attuali, e ragionare in modo onesto su quanto pesa realmente una persona in azienda, contando anche le ore di chi la affianca.