Leggere i curriculum con l'intelligenza artificiale

Quando una posizione riceve centoventi candidature, la tentazione di far filtrare tutto a uno strumento è forte, e la promessa commerciale è esattamente quella.

È anche uno degli usi con più vincoli, perché riguarda decisioni che incidono sulla vita delle persone. Vale la pena sapere che cosa si può fare e che cosa no prima di impostarlo.

Che cosa si può fare

Estrarre le informazioni in modo uniforme: anni di esperienza, tecnologie o macchinari usati, titoli, zona di residenza. Ottenere una tabella confrontabile da centoventi documenti scritti in modi diversi.

È un lavoro di trascrizione, non di valutazione, e fa risparmiare ore reali senza toccare nessuna decisione.

Che cosa non si deve fare

Far assegnare un punteggio complessivo e scartare sotto una soglia. È una decisione automatizzata che riguarda una persona, e in Europa questo tipo di uso è considerato ad alto rischio.

Le conseguenze pratiche riguardano informazione, supervisione umana e documentazione, e sono il cuore di che cosa dice la norma europea a una piccola impresa, insieme all'obbligo di dirlo alle persone.

Il problema dei pregiudizi

Uno strumento addestrato su dati storici tende a riprodurre le scelte fatte in passato. Se in quel ruolo sono sempre state assunte persone con un certo profilo, quel profilo verrà premiato.

Non è un problema teorico: è il modo più concreto in cui un'impresa smette di trovare candidati diversi da quelli che ha già, che è l'opposto di quello che serve quando si cresce.

Il riassunto utile

Un profilo di cinque righe per candidato, con le informazioni verificabili e un elenco di cose da chiedere al colloquio. Questo è l'uso con il rapporto migliore fra tempo risparmiato e rischio.

Serve a preparare l'incontro, che resta il momento in cui si decide: valgono le regole di come si cerca e si sceglie una persona da assumere, cioè racconti di lavori fatti e una prova pratica.

I dati delle persone

Un curriculum è pieno di dati personali. Vanno trattati con le stesse cautele di qualsiasi altro dato sensibile, e non vanno incollati dentro strumenti pubblici.

Serve inoltre dire ai candidati come vengono trattate le loro candidature, con la stessa cautela che si usa per i dati che non devono uscire dall'azienda, e con un periodo di conservazione dichiarato.

La conservazione

I curriculum ricevuti non si tengono per sempre. Serve un periodo dichiarato, dopo il quale si cancellano, e serve che qualcuno lo faccia sul serio.

È un adempimento noioso e concreto, e nelle imprese piccole è anche l'occasione per costruire un elenco ordinato dei profili interessanti, che vale molto la prossima volta.

Le domande da preparare

Uno strumento può aiutare a costruire le domande tecniche per un ruolo che chi seleziona non conosce a fondo. È un uso utile e senza controindicazioni.

Le domande sul lavoro fatto restano quelle di sempre e non si delegano, perché il valore sta nell'ascoltare come una persona racconta un problema risolto.

Le candidature spontanee

Arrivano tutto l'anno e nella maggior parte delle imprese finiscono in una casella che nessuno guarda. Tenerle ordinate e consultabili è il modo più economico per avere candidati quando serve.

Serve un ordine minimo per ruolo e per data, e una risposta automatica che dica come vengono trattate. Costa poco e cambia la reputazione dell'impresa fra chi cerca lavoro.

La prova pratica

Con strumenti disponibili a tutti, alcune prove tradizionali hanno perso significato: un testo scritto a casa non dice più niente su chi lo ha scritto.

Le prove che restano valide sono quelle fatte insieme, su un caso reale, parlando. Contano il ragionamento e le domande, non il risultato consegnato.

Che cosa cercare in un profilo oggi

La capacità di verificare invece di quella di produrre. In molti ruoli d'ufficio il valore si è spostato sul riconoscere un errore in qualcosa che sembra corretto.

Si valuta con una domanda diretta: mi racconti una volta in cui si è accorto che qualcosa non tornava. Le risposte distinguono le persone molto più di qualsiasi elenco di competenze.

Il colloquio resta la parte che decide

Tutto quello che si può automatizzare in una selezione sta prima dell'incontro. Dal momento in cui la persona entra, quello che conta è come racconta un lavoro e come reagisce a una domanda difficile.

È anche il motivo per cui il tempo risparmiato nell'ordinare i documenti va reinvestito in un colloquio in più, non in una selezione più rapida.

Resta un punto che conviene tenere presente: una selezione non è solo una scelta, è anche il primo contatto fra una persona e l'impresa. Il modo in cui vengono trattati quaranta candidati arriva, prima o poi, alle orecchie del quarantunesimo.

Le candidature che arrivano già scritte così

Oggi molti curriculum e molte lettere sono preparati con questi strumenti. Il risultato è che tutti si somigliano, e le differenze si vedono soltanto nei dettagli concreti.

È una ragione in più per spostare la selezione sulle prove pratiche e sui racconti di lavori fatti, che sono le uniche cose che non si possono generare.

La descrizione della posizione

Qui l'uso è utile e senza rischi: costruire una prima stesura dell'annuncio partendo da quello che la persona farà. Va poi riscritta con le parole dell'azienda.

Gli annunci generati e pubblicati senza correzioni si riconoscono, e comunicano a chi legge che dall'altra parte nessuno ha dedicato tempo alla cosa. È un segnale che i candidati bravi notano.

L'organizzazione della selezione

Tenere traccia di chi ha fatto quale colloquio, che cosa si è detto, e quali domande restano aperte è un lavoro amministrativo che si può alleggerire senza toccare nessuna valutazione.

In una ricerca con quaranta candidati questo ordine fa la differenza fra un processo che si chiude in tre settimane e uno che si trascina per due mesi perdendo per strada le persone migliori.

Le domande da non fare

Restano quelle di sempre: situazione familiare, intenzioni sui figli, salute, convinzioni personali. Uno strumento che estrae informazioni può farle emergere da un documento, e vanno escluse in modo esplicito.

È un punto da mettere per iscritto nelle istruzioni e nel modo in cui si costruiscono le schede, perché il rischio qui non è teorico.

La risposta ai candidati non scelti

Va data a tutti, anche breve. È una delle poche cose che distinguono un'impresa come posto di lavoro, e nelle realtà locali circola più di quanto si creda.

Preparare quelle risposte è un uso legittimo e utile, purché ognuna contenga qualcosa di specifico e non sia lo stesso testo mandato a quaranta persone.

Che cosa dire ai candidati

Se uno strumento partecipa alla selezione, va detto. È un obbligo in molti casi ed è comunque una scelta di trasparenza che le persone apprezzano.

Vale anche per l'esito: rispondere a tutti, anche con due righe, è una delle cose che influenza la reputazione di un'impresa come posto di lavoro più di qualsiasi annuncio, e sostiene come si fanno crescere le persone dentro, che comincia molto prima del primo giorno.