L'amministrazione, le fatture e i documenti in arrivo

L'amministrazione di una piccola impresa passa una quantità sorprendente di ore a spostare informazioni da un documento a un programma. Sono ore invisibili perché distribuite in tutto il mese e concentrate negli ultimi giorni.

È anche il tipo di lavoro in cui l'errore costa poco quando viene trovato subito e molto quando viene trovato a bilancio, il che rende il controllo una parte necessaria e non un'aggiunta.

Che cosa funziona bene

L'estrazione dei dati dai documenti in arrivo: fornitore, data, numero, imponibile, imposta, righe. Su documenti strutturati la percentuale di correttezza è alta e il tempo risparmiato reale.

È il caso più maturo fra quelli che vedo nelle imprese piccole, ed è anche uno di quelli che rispetta i criteri di quali processi conviene automatizzare per primi, cioè volume alto e poche eccezioni.

Che cosa funziona a metà

L'abbinamento automatico fra ordine, bolla e fattura. Funziona quando i tre documenti si somigliano e va in crisi con consegne parziali, righe raggruppate diversamente e descrizioni non allineate.

Va comunque impostato, perché anche una copertura parziale toglie lavoro. Serve però prevedere fin dall'inizio chi guarda gli scarti e quando.

Chi guarda gli scarti

È la domanda che decide se il progetto regge. Una percentuale di documenti non riconosciuti c'è sempre, è piccola e non è mai zero, e senza una persona che la lavori il sistema si blocca da solo.

Va assegnata come compito con una frequenza, non lasciata a chi ha tempo. Vale per ogni dato che passa da un programma all'altro, dove qualcuno deve guardare quello che non passa.

I solleciti e lo scadenzario

È l'automazione con il ritorno più diretto sulla cassa e la meno usata. Un promemoria automatico al terzo giorno dalla scadenza, con il documento allegato, recupera giorni di incasso.

Va costruita in modo che la mail sia educata e che le eccezioni siano escluse a mano. L'effetto si vede nei giorni di incasso, che stanno al centro di come si tengono sotto controllo i flussi di cassa, insieme ai tempi di pagamento.

L'archivio che si può interrogare

Poter chiedere quanto abbiamo comprato da quel fornitore l'anno scorso, o dove sta il certificato di quel materiale, elimina una categoria intera di micro interruzioni.

Richiede che i documenti stiano in un posto solo e con nomi coerenti, che è un lavoro di ordine e non di tecnologia. Senza quello, nessuno strumento trova niente.

Che cosa non va automatizzato

Le registrazioni che comportano una valutazione: la classificazione di un costo dubbio, la competenza di una voce a cavallo d'anno, il trattamento di un anticipo. Sono decisioni, non trascrizioni.

Provare a coprirle produce errori che si scoprono mesi dopo, quando costano molto di più del tempo che avrebbero fatto risparmiare.

Il rapporto con chi tiene la contabilità

Va coinvolto prima, perché conosce i vincoli formali e perché una parte del lavoro cambia anche per lui. I progetti fatti senza quella conversazione si fermano al primo controllo.

Nella maggior parte dei casi la reazione è positiva, perché la parte tolta è anche quella che nessuno vuole fare.

Il primo mese, che è il più pesante

Nelle prime settimane il lavoro aumenta invece di diminuire, perché si fa e si verifica insieme. È normale e va detto prima, altrimenti si conclude che non funziona quando invece sta partendo.

La misura ha senso dal secondo mese in poi, e con il tempo di controllo contato dentro. Prima di quello ogni valutazione è un'impressione.

I documenti che arrivano male

Fornitori che mandano scansioni storte, fatture allegate a mail generiche, documenti con dati mancanti. Una parte del problema si risolve chiedendo a loro, non correggendo a valle.

È una conversazione che quasi nessuno fa e che nella metà dei casi funziona, perché dall'altra parte quel formato è un'abitudine e non una scelta.

Il costo per documento

Molti servizi si pagano a volume. Prima di scegliere conviene contare quanti documenti passano in un anno, perché le tariffe cambiano molto fra le fasce e la stima a memoria è quasi sempre sbagliata.

Va contato anche il picco: un'impresa che riceve metà dei documenti in tre giorni del mese ha esigenze diverse da una con un flusso costante, e non tutti i servizi lo reggono.

Il rapporto con la banca

Molti istituti mettono a disposizione i movimenti in un formato leggibile da un programma. Usarlo toglie la ricopiatura manuale, che è una delle attività più ripetitive e più soggette a errore dell'ufficio.

È una funzione che quasi tutte le imprese hanno disponibile e che quasi nessuna ha attivato, perché nessuno l'ha mai chiesta. Basta una telefonata alla propria filiale.

La riconciliazione bancaria

È una delle attività più ripetitive dell'ufficio e una di quelle in cui il riconoscimento automatico funziona bene, perché i movimenti hanno una forma regolare e ricorrono.

Restano fuori i casi particolari: pagamenti cumulativi, compensazioni, importi diversi dal dovuto. Sono pochi e vanno assegnati a una persona con un momento fisso, come per tutti gli altri scarti.

Le note spese

Piccola voce e grande fastidio. La lettura automatica degli scontrini funziona, e il risparmio non sta tanto in amministrazione quanto nel tempo delle persone che le compilano.

È anche uno dei pochi casi in cui l'automazione viene accolta bene da tutti, perché toglie un'attività che nessuno considera parte del proprio lavoro.

La conservazione dei documenti

Le regole su come e per quanto si conservano i documenti contabili non cambiano perché il processo è automatico. Vanno verificate prima, insieme a chi tiene la contabilità.

È anche l'occasione per mettere ordine in un archivio che in molte imprese è distribuito fra cartelle, caselle di posta e cassetti, con conseguenze che si vedono al primo controllo.

Il controllo dei fornitori

Un archivio interrogabile permette una verifica che quasi nessuno fa: quante fatture abbiamo ricevuto da questo fornitore, con quali variazioni di prezzo, e se le condizioni concordate sono state rispettate.

Nelle imprese in cui l'ho fatta fare sono emersi aumenti applicati senza comunicazione e servizi fatturati due volte. È un controllo che si ripaga da solo la prima volta.

Le persone dell'amministrazione

È l'ufficio in cui la domanda sul proprio futuro arriva per prima e con più forza. Va affrontata apertamente, perché il silenzio produce resistenza passiva e nessuno lo dichiara.

La risposta onesta, nelle imprese di questa dimensione, è che il lavoro cambia e non sparisce: meno trascrizione, più controllo, più rapporti con fornitori e clienti. Va detto e va poi rispettato.

Che cosa aspettarsi

Meno ore negli ultimi cinque giorni del mese, meno errori di trascrizione, e informazioni disponibili prima. L'ultimo effetto è il più utile e il meno atteso.

Avere i numeri del mese chiusi il cinque invece che il venti cambia la qualità delle decisioni, ed è il collegamento con l'automazione dei processi in un'impresa piccola, dove si sceglie un processo alla volta.