La parola automazione evoca robot e catene di montaggio, e nelle imprese di servizi o nelle piccole manifatture riguarda quasi sempre altro: ordini ribattuti a mano, documenti che passano da un programma all'altro, mail che generano attività che qualcuno deve ricordarsi di fare.
Sono passaggi invisibili, ognuno da pochi minuti, che sommati valgono spesso più di una persona a mezzo tempo. Il primo lavoro è vederli.
La distinzione che decide tutto
Dopo l'intervento, quel passaggio esiste ancora? Se esiste e viene fatto più in fretta, si è ottenuto un miglioramento: qualche minuto al giorno, che a fine anno non si vede nei conti.
Se non esiste più, è un'automazione, ed è lì che stanno i guadagni misurabili. La maggior parte dei progetti che deludono ha prodotto la prima cosa mentre ne prometteva la seconda.
I tre modi per far sparire un passaggio
Il primo è far parlare due programmi che l'azienda già paga. Molti gestionali hanno questa possibilità e nessuno l'ha mai attivata, oppure esiste un collegamento che costa poche centinaia di euro.
Il secondo è spostare il punto di ingresso: far compilare il dato una volta sola, all'origine, da chi lo genera. Spesso è il cliente stesso tramite un modulo, e questo toglie il passaggio invece di renderlo automatico.
Il terzo è l'automazione vera, che serve quando l'informazione arriva in forma libera e va interpretata: un ordine scritto in italiano, una fattura in un formato diverso da ogni fornitore, una richiesta via mail.
Da dove si comincia
Dal punto con più volume e meno eccezioni. Non dal più fastidioso: quello è quasi sempre pieno di casi particolari, e sistemarlo per primo significa cominciare dalla parte più difficile.
Un punto regolare e frequente produce un risultato visibile in poche settimane, e quel risultato è ciò che permette di affrontare il secondo con la fiducia di tutti. È lo stesso criterio con cui si sceglie quale processo toccare per primo, cioè quello con volume alto e poche eccezioni.
Le eccezioni, che sono il vero ostacolo
Clienti con accordi particolari, codici che si chiamano in due modi, ordini che arrivano per telefono, il fornitore che manda tutto in un formato suo. Sono la ragione principale per cui i progetti falliscono al primo giorno di uso vero.
Vanno elencate prima di cominciare, chiedendo a chi fa quel lavoro. È l'informazione che nessun fornitore possiede e senza la quale tutto funziona in prova.
Il controllo che si perde
È la domanda che quasi nessuno si fa. Se una persona, mentre ribatteva un ordine, si accorgeva che una quantità era assurda o che un cliente aveva ordinato due volte, quel controllo va ricostruito da qualche altra parte.
Si fa con limiti automatici: segnalare gli ordini sopra una certa cifra, i doppioni, le quantità fuori scala. Costa poco e va deciso prima, perché dopo nessuno ricorda cosa vedeva quella persona.
Quanto costa mantenerla
Qualche ora al mese, e vanno messe nel conto iniziale. Cambiano i formati, cambiano i programmi collegati, cambiano le persone. Un processo lasciato andare avanti da solo per un anno a un certo punto sbaglia in silenzio.
Serve anche una persona con un nome, come per qualsiasi attività affidata, e un foglio che dica cosa passa da dove a dove, chi se ne occupa e cosa fare se si ferma. Sembra burocrazia finché non arriva il giorno in cui qualcosa smette di funzionare e nessuno sa com'era fatto.
Chi lo fa in azienda
Non serve un tecnico: serve qualcuno che conosca bene il processo e abbia tempo dedicato. Nelle imprese piccole è spesso una persona dell'ufficio, e la competenza tecnica si compra fuori.
Quello che non si compra fuori è la conoscenza delle eccezioni e la capacità di dire che una certa cosa in quell'azienda non si può fare.
Le persone che facevano quel lavoro
Vanno coinvolte dall'inizio e va detto loro cosa succederà al tempo liberato. Chi teme di essere sostituito collabora formalmente e non segnala i problemi, e in un progetto di questo tipo è sufficiente a farlo fallire.
Nelle imprese piccole la risposta onesta quasi sempre è che quel tempo andrà su cose rimaste indietro. Detta prima, cambia tutto.
Come si misura
Due numeri presi prima: minuti al giorno su quel passaggio e quante volte al mese si scopre un errore di trascrizione. Si riprendono dopo qualche settimana di uso reale.
Il secondo è spesso più interessante del primo, perché gli errori costano in modo sproporzionato: una consegna sbagliata vale molte ore di ricopiatura risparmiata.
Quando lasciare le cose come stanno
Quando il volume è basso e le eccezioni sono tante. Un passaggio fatto cinque volte al mese, sempre in modo diverso, non vale un collegamento da mantenere per anni.
Sapere dove smettere fa parte del lavoro, come vale per qualsiasi strumento automatico, e nelle imprese piccole quel confine arriva prima di quanto si pensi: costruire impianti complicati per risparmiare venti minuti alla settimana è un modo di perdere tempo più elegante degli altri.
Quanto tempo prima di vedere qualcosa
Su un punto ben scelto, fra le quattro e le otto settimane: una per contare, due per provare su casi già chiusi, un mese di uso reale con controllo su tutto quello che esce.
Chi si aspetta risultati alla seconda settimana interrompe proprio nel periodo in cui il lavoro complessivo aumenta, perché si fa e si verifica insieme.
I documenti che arrivano da fuori
Fatture dei fornitori, bolle, certificati, ordini dei clienti. Arrivano in formati diversi e vengono ribattuti a mano, spesso a fine mese quando il carico è già al massimo. È il punto in cui l'automazione rende di più, perché il volume è alto e la forma ripetitiva.
Va comunque previsto chi guarda gli scarti, che sono una parte piccola e mai zero. È la stessa attenzione che serve su ogni dato che passa da un programma all'altro, dove una quota di scarti resta sempre da lavorare.
Chi tiene il registro
Ogni collegamento va scritto: cosa passa da dove a dove, chi se ne occupa, cosa fare se si ferma. Serve il giorno in cui qualcosa smette di funzionare, e serve quando cambia il fornitore o la persona che lo aveva costruito.
È il pezzo che manca in quasi tutte le aziende dove ho visto collegamenti costruiti negli anni, e il motivo per cui certe automazioni vengono spente da chi non capisce più a cosa servivano.
Quanti processi in un anno
Con un ritmo di uno alla volta si arriva a tre o quattro sistemati in un semestre. È molto più di quanto ottiene chi prova a farne dieci insieme, e produce risultati che restano.
Il ritmo che funziona: una settimana per contare, due per provare su casi già chiusi, un mese di uso reale con controllo su tutto quello che esce, poi si misura e si passa al successivo.
Fra i processi che si prestano meglio e che quasi nessuno guarda ci sono il confronto fra offerte e il riordino dell'anagrafica, due lavori che nessuno chiama automazione.
Domande frequenti
Che cosa significa automatizzare un processo?
Far sparire un passaggio. Farlo più in fretta è un miglioramento, e a fine anno non si vede nei conti. La distinzione decide se il conto torna.
Quali sono i modi per togliere un passaggio?
Far parlare due programmi che l'azienda già paga, spostare il punto di ingresso perché il dato si compili una volta sola all'origine, oppure automatizzare l'interpretazione quando l'informazione arriva in forma libera.
Da dove si comincia?
Dal punto con più volume e meno eccezioni, non dal più fastidioso: quello è quasi sempre pieno di casi particolari.
Perché i collegamenti automatici falliscono?
Per le eccezioni: clienti con accordi particolari, codici chiamati in due modi, ordini che arrivano per telefono. Vanno elencate prima, chiedendo a chi fa quel lavoro.
Che cosa succede ai controlli che faceva la persona?
Vanno ricostruiti con limiti automatici: segnalare gli ordini sopra una cifra, i doppioni, le quantità fuori scala. Va deciso prima, perché dopo nessuno ricorda cosa vedeva quella persona.
Quanto costa mantenere un'automazione?
Qualche ora al mese, da mettere nel conto iniziale. Un processo lasciato andare avanti da solo per un anno a un certo punto sbaglia in silenzio.
Serve un tecnico interno?
Serve qualcuno che conosca bene il processo e abbia tempo dedicato. La competenza tecnica si compra fuori; la conoscenza delle eccezioni no.
Quando conviene lasciare le cose come stanno?
Quando il volume è basso e le eccezioni sono tante. Un passaggio fatto cinque volte al mese, sempre in modo diverso, non vale un collegamento da mantenere per anni.
Quanti processi si possono sistemare in un anno?
Con un ritmo di uno alla volta si arriva a tre o quattro in un semestre. È molto più di quanto ottiene chi prova a farne dieci insieme.
Scritto da
Cristian Andreatini
Elettricista, poi marketing digitale, poi direzione d'azienda. Oggi affianco imprese e imprenditori su strategia, organizzazione e posizionamento, con un team di specialisti dei diversi rami aziendali.
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