Le informazioni ricopiate a mano da un programma all'altro

In quasi ogni azienda esiste almeno un punto in cui una persona legge un'informazione da uno schermo e la riscrive in un altro. Ordini, ore di lavoro, dati anagrafici, numeri di fattura, quantità di magazzino.

È un'attività che non compare in nessun documento aziendale, che nessuno considera un problema, e che sommata su un anno vale spesso più di una persona a mezzo tempo.

Perché esiste

Quasi sempre perché i programmi sono stati comprati in momenti diversi da persone diverse, senza che nessuno si chiedesse se avrebbero dovuto parlarsi. Ognuno risolveva un problema, e il collegamento non era il problema di nessuno.

Con il tempo la ricopiatura diventa parte del lavoro e smette di essere vista. Le persone la fanno in automatico e, se gliela si toglie, spesso chiedono se si è sicuri, perché quel passaggio era anche il momento in cui controllavano.

Il costo che si vede

Il primo è il tempo, ed è il più facile da stimare: quante volte al giorno, quanti minuti, quante persone. Il conto si fa in mezz'ora e il numero che esce sorprende quasi sempre.

Il secondo sono gli errori. Ogni ricopiatura ha una percentuale di sbagli che non dipende dalla bravura di nessuno. Un carattere in meno su un codice, una virgola spostata, una riga saltata quando qualcuno interrompe.

Il costo che non si vede

È il ritardo. Un ordine che arriva la mattina e viene inserito nel pomeriggio è un ordine che parte in produzione mezza giornata dopo. Su cento ordini l'anno diventa una differenza che i clienti percepiscono.

C'è anche il costo delle informazioni che esistono in due posti e non coincidono. Quando succede, nessuno sa più quale sia quella buona, e ogni domanda richiede una verifica manuale.

Come si trovano tutti i punti

Chiedendo alle persone di segnare per una settimana ogni volta che copiano un dato da qualche parte a qualche altra parte. Emerge sempre una quantità di passaggi superiore a quella che chi guida immaginava.

È lo stesso esercizio che serve per capire quante ore vanno in attività ripetitive, e conviene farlo una volta sola per entrambe le cose.

Le tre strade per toglierli

La prima è far parlare i due programmi. Molti gestionali hanno già questa possibilità e nessuno l'ha mai attivata, oppure esiste un collegamento che costa poche centinaia di euro una tantum.

La seconda è cambiare il punto di ingresso: far compilare il dato una volta sola, all'origine, da chi lo genera. Spesso è il cliente stesso, tramite un modulo, e questo toglie il passaggio invece di automatizzarlo.

La terza è l'automazione vera e propria, che serve quando l'informazione arriva in forma libera e va interpretata: una mail, un documento allegato, un ordine scritto in modo diverso da ogni cliente.

Quando serve l'interpretazione

È il caso in cui gli strumenti recenti fanno una differenza reale. Leggere un ordine scritto in italiano da un cliente e trasformarlo in righe strutturate è un lavoro che prima richiedeva una persona e oggi si può fare in gran parte.

In gran parte significa che una quota di casi va comunque controllata, e quella quota va messa nel conto. È anche il motivo per cui il controllo umano resta una voce di costo e non sparisce.

Da quale punto cominciare

Da quello con più volume e meno eccezioni. Non dal più fastidioso: il più fastidioso è spesso quello pieno di casi particolari, e sistemarlo per primo significa cominciare dalla parte più difficile.

Un punto ad alto volume e regolare produce un risultato visibile in poche settimane, e quel risultato è quello che permette di affrontare il secondo con la fiducia di tutti.

Cosa succede al controllo

È la domanda che quasi nessuno si fa. Se una persona, mentre ricopiava, si accorgeva che una quantità era assurda o che un cliente aveva ordinato due volte la stessa cosa, quel controllo va ricostruito da qualche altra parte.

Si fa con dei limiti automatici: segnalare gli ordini sopra una certa cifra, i doppioni, le quantità fuori scala. Costa poco e va deciso prima, perché dopo nessuno si ricorda più cosa vedeva quella persona.

Le eccezioni che rompono tutto

Ogni processo aziendale ha clienti con accordi particolari, codici che si chiamano in due modi, ordini che arrivano per telefono. Sono la ragione principale per cui i collegamenti automatici falliscono.

Vanno elencate prima di cominciare, chiedendo a chi fa quel lavoro. È l'informazione che nessun fornitore possiede e senza la quale il progetto funziona in prova e si rompe il primo giorno.

Il registro di quello che si collega

Ogni collegamento va scritto da qualche parte: cosa passa da dove a dove, chi se ne occupa, cosa fare se si ferma. Sembra burocrazia finché non arriva il giorno in cui qualcosa smette di funzionare e nessuno ricorda com'era fatto.

È anche il documento che serve quando cambia il fornitore o la persona che se ne occupava, ed è il pezzo che manca in quasi tutte le aziende dove ho visto collegamenti costruiti negli anni.

Chi tocca i dati

Prima di collegare due programmi vale la pena chiedersi quali informazioni passeranno, perché a volte sono dati di clienti o condizioni riservate. Se il collegamento passa da un servizio esterno, le domande da fare sono le stesse di sempre.

Dove finiscono, per quanto restano, se vengono usati per altro. Sono le stesse cautele che valgono per qualsiasi dato che esce dall'azienda, e vanno affrontate prima e non a collegamento già fatto.

Il caso dei documenti in arrivo

Fatture dei fornitori, bolle, certificati, schede tecniche. Arrivano in formati diversi e vengono ribattuti a mano da qualcuno, spesso in amministrazione, spesso a fine mese quando c'è già il carico maggiore.

È uno dei punti in cui l'automazione rende di più, perché il volume è alto e la forma è ripetitiva. Va comunque previsto chi guarda gli scarti, che nella pratica sono una parte piccola e mai zero.

Come si misura il risultato

Con due numeri presi prima: minuti al giorno su quel passaggio, e quante volte al mese si scopre un errore di trascrizione. Dopo qualche settimana si riprendono e si confrontano.

Il secondo numero è spesso più interessante del primo, perché gli errori costano in modo sproporzionato: una consegna sbagliata vale molte ore di ricopiatura risparmiata.

Quando conviene lasciare le cose come stanno

Quando il volume è basso e le eccezioni sono tante. Un passaggio che si fa cinque volte al mese, sempre in modo diverso, non vale un collegamento da mantenere per anni.

Sapere dove smettere fa parte del lavoro, e nelle imprese piccole quel confine arriva prima di quanto si pensi. È lo stesso criterio con cui si sceglie quali processi toccare per primi, guardando volume, eccezioni e costo dell'errore.

L'area in cui questa ricopiatura pesa di più è quella degli acquisti, dove il lavoro è fatto di confronti e trascrizioni, e dove il ritorno si vede in poche settimane.