Formare le persone prima di comprare gli strumenti

La sequenza tipica è questa: si compra, si comunica, si aspetta. Dopo due mesi qualcuno guarda quante persone hanno aperto lo strumento e il numero è basso. La conclusione che si trae è che le persone sono resistenti al cambiamento.

Nella maggior parte dei casi non sono resistenti: non sanno cosa farci. Hanno provato una volta, hanno ottenuto un risultato generico, e sono tornate al metodo che conoscono, che almeno funziona.

Cosa non è formazione

Non lo è una presentazione di due ore su cosa sono questi strumenti e come funzionano. Non lo è un corso registrato che nessuno guarderà. Non lo è l'invio di un manuale in formato elettronico.

Tutte queste cose spiegano la tecnologia, e la tecnologia non è il problema. Il problema è sapere su quale dei propri lavori usarla e come formulare la richiesta perché il risultato sia utilizzabile.

Cosa funziona

Mezza giornata con i documenti dell'azienda davanti, in cui ogni persona lavora su una cosa che deve consegnare quella settimana. Non esempi, non casi di scuola: il lavoro vero, con i file veri.

Alla fine di quella mezza giornata ognuno ha ottenuto un risultato usabile su qualcosa di proprio, e questo è l'unico modo conosciuto perché il giovedì successivo ci riprovi.

Le richieste che fanno la differenza

La distanza fra un risultato inutile e uno buono sta quasi tutta in come è formulata la richiesta. Chi ha imparato a dare contesto, esempi e vincoli ottiene cose diverse da chi scrive una riga.

È una competenza che si insegna in un'ora e che quasi nessuno insegna. Le persone la scoprono da sole, con tempi molto diversi, e nel frattempo metà del gruppo si convince che lo strumento non serve.

Cosa dire su quello che non funziona

La parte più utile di una formazione seria è mostrare dove sbaglia. Far vedere un caso in cui inventa un numero, o non capisce un'eccezione, insegna più di qualsiasi elenco di potenzialità.

Serve anche a impostare la prudenza giusta. Le persone che hanno visto con i propri occhi un errore controllano, quelle che non lo hanno mai visto si fidano, e la seconda condizione è quella che produce i danni.

I dati che non escono

Nella stessa mezza giornata si spiega cosa non si incolla dentro uno strumento esterno, con esempi concreti del vostro lavoro. Detta in astratto la regola non entra, mostrata su un documento vero sì.

È anche il momento più efficace per introdurre il foglio di regole d'uso, perché arriva insieme alla pratica e non come un divieto calato dall'alto.

Chi deve partecipare

Chi fa lavori che hanno a che fare con testi e dati: ufficio commerciale, amministrazione, tecnici che scrivono relazioni, chi si occupa di acquisti. Non serve coinvolgere tutta l'azienda al primo giro.

Conviene includere chi già usa questi strumenti per conto proprio, che quasi sempre esiste. Porta casi reali, e in genere insegna qualcosa anche a chi conduce la giornata.

Chi deve tenerla

Qualcuno che conosca il vostro lavoro, o che si sia preparato sui vostri documenti. Le formazioni generiche su questi temi producono entusiasmo il giorno stesso e niente la settimana dopo, perché nessuno riesce a tradurre gli esempi nel proprio contesto.

È la stessa ragione per cui certe introduzioni si fermano subito: la distanza fra il caso mostrato e il caso vero è il punto in cui i progetti muoiono.

Cosa succede dopo la mezza giornata

Serve un secondo momento a distanza di tre o quattro settimane, corto, in cui si guarda cosa ha funzionato e cosa no. È il momento in cui emergono i casi difficili e in cui si raccolgono le richieste che hanno dato buoni risultati.

Quelle richieste vanno messe in un posto condiviso. È il primo pezzo di conoscenza aziendale sulla materia, e senza quello ogni persona ricomincia da capo e ottiene risultati diversi sullo stesso lavoro.

Il costo

Meno di quanto costa un anno di abbonamenti distribuiti a persone che non li usano. È un confronto che quasi nessuno fa, perché la licenza sembra un investimento e la formazione un costo.

Nella pratica è il contrario: lo strumento senza la formazione è una spesa che non produce, la formazione senza lo strumento lascia comunque persone che hanno capito cosa è possibile.

L'ordine giusto

Prima si guarda quali lavori ripetitivi ci sono e quanto pesano. Poi si forma chi li fa. Poi si sceglie lo strumento sulla base di quello che è emerso. Nella maggior parte delle aziende questo ordine viene percorso al contrario.

Percorrerlo nel senso giusto costa qualche settimana in più all'inizio e cambia completamente cosa si compra, perché a quel punto si sa quante ore stanno andando in attività ripetitive e dove.

La distanza fra le persone

In ogni gruppo c'è chi arriva già avanti e chi parte da zero, e la distanza è più ampia che con altri strumenti. Una giornata unica per tutti annoia i primi e perde i secondi.

Funziona meglio dividere in due gruppi, anche di poche persone ciascuno, con lo stesso metodo e ritmi diversi. Chi è avanti può condurre la seconda parte, e in genere lo fa volentieri.

Cosa resta in azienda dopo

Un documento con le richieste che funzionano, l'elenco dei lavori su cui conviene usare lo strumento, e le due o tre situazioni in cui è meglio lasciar perdere. Sta in due pagine e vale più di qualsiasi manuale.

Serve soprattutto a chi entra dopo. Senza quel documento ogni persona nuova riparte da zero, e le competenze restano nella testa di due o tre, come succede a tutto quello che in azienda non viene scritto, e che sparisce con la persona che lo sapeva.

Il rapporto con chi vende gli strumenti

Molti fornitori offrono formazione compresa nel prezzo, e quasi sempre è una spiegazione del prodotto. Serve un'altra cosa: qualcuno che parta dai vostri lavori e arrivi allo strumento, e non il contrario.

È una richiesta che si può fare esplicitamente, e la risposta dice molto sul tipo di fornitore che si ha davanti.

Le persone che non ci provano

Ce ne sono sempre, e i motivi sono due: paura di sbagliare davanti agli altri, oppure il sospetto che serva a sostituirle. Entrambi si affrontano parlandone, non insistendo.

Nelle aziende dove qualcuno ha detto apertamente cosa succederà al tempo liberato, la partecipazione cambia in modo evidente. Dove nessuno lo ha detto, le persone lo immaginano, e immaginano male.

Come si capisce che ha funzionato

Dopo un mese, quante persone lo usano senza che nessuno glielo ricordi. È l'unico indicatore che conta, e si legge guardando l'uso reale invece di chiedere se si trovano bene.

Se il numero è basso, quasi mai il problema è la volontà. È che il risultato richiede troppe correzioni per quel tipo di lavoro, e allora conviene cambiare lavoro invece di insistere sulle persone.

La cosa concreta da insegnare in quella mezza giornata è una sola: come si scrive una richiesta che funziona, che sono quattro elementi e cinque righe.